山形大学附属学校園様
山形大学附属学校園
Webサイトリニューアル
幼稚園・小学校・中学校・特別支援学校・運営部の5つで構成される山形大学附属学校園のWebサイトリニューアルを行いました。保護者の皆様や地域の方々により分かりやすく情報をお届けしたいというご要望をいただき、デザイン・情報設計・運用体制の構築まで一括してサポートしました。
関連サイト
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こんな課題はありませんか？
今回のご依頼をいただく前、山形大学附属学校園では多くの学校が直面する運用上の課題を抱えておりました。
モバイル対応ができていなかった
保護者のスマートフォンからのアクセスが増える中、既存サイトのモバイル対応ができていなかった
更新のたびに外部依頼が必要だった
情報を更新するたびに制作会社への依頼が必要で、コストと時間の両方が負担になっていた
必要な情報にたどり着きにくかった
保護者が必要な情報（お知らせ・学校行事など）にたどり着きにくい構成になっていた
こうした課題は、山形大学附属学校園に限らず、多くの教育機関で聞かれる声です。
課題に対するアプローチ
お客様の状況に合わせて進め方を考えることを大切にしています。今回のプロジェクトで上がった課題と、それに対してどのような対応を行ったかをご紹介します。
5つのサイトをまとめて管理する
5つのサイトをまとめて管理したいというご要望がある一方で、各校の担当者が誤って他校のサイト管理画面を操作しないよう、学校ごとに管理範囲を分ける必要がありました。
5つのサイトをまとめて管理できる仕組みを採用。各校の担当者は自校の管理画面にしかアクセスできない設定にしつつ、システム更新を一括で管理できるようにしました。
管理や更新の手間を減らすことで、小さな修正や改善のご相談にも継続的に対応しやすくなります。
先生方が自分で更新できる設計
情報を更新するたびに制作会社へ依頼が必要で、費用と時間の両方が負担になっていました。
Webサイト管理システムから、各学校の担当の先生方が自分たちで情報を編集・更新できるような運用方法にしました。
制作会社への依頼が必要な作業を最小限にすることで、情報を即座に発信できる体制を整えました。
複数担当者が関わる進行管理
制作初期は窓口担当者を介してすべての連絡を行っていたため、情報の往復が多く進捗が停滞しやすい状況でした。各学校の先生方も、いつまでに何をすべきかが把握しにくい状況でした。
5つのサイトの各担当者からの修正依頼・TODOリスト・質問事項を一覧で管理し、誰がどの対応を進めているかをリアルタイムで確認できる状態にしました。
各校の担当者が「自分が次に何をすべきか」をすぐに把握できる状態を維持し、連絡コストを削減しました。
担当者が変わっても途切れないマニュアル管理
教職員は定期的に異動があるため、担当者が変わるたびにマニュアルの引き継ぎが必要になります。PDF形式のマニュアルは更新のたびに再配布が必要で、「最新版がどれか分からない」という問題も起きやすいです。
マニュアルをオンラインの情報共有ツールで管理。URLを共有するだけで常に最新版にアクセスでき、ピンポイントで該当ページを送るだけで引き継ぎが完結します。
担当者が変わっても「マニュアルを探す・渡す」時間がなくなり、操作が分からない場面でも迅速に解決できます。
お客様の状況に合わせた提案を心がけています
お客様によって、抱えている課題も使える予算も運用体制も異なります。だからこそ、型にはまった提案ではなく、実情に合わせた進め方を大切にしています。
課題の整理から一緒に行います
「何を作るか」より「何を解決するか」を明確にします。制作を始める前に、現状の運用体制や困りごとをお伺いし、本当に必要な設計を提案いたします。
双方にメリットのある提案を行います
複数サイトをまとめて管理できる仕組みを取り入れるなど、お客様の使いやすさと制作側の管理負担の軽減を両立できる方法を常に模索しています。
地域に根ざしたサポートを行います
山形を拠点に、東北地方を中心に活動しています。地方の教育機関での予算や人手が限られている状況を踏まえ、無理なく続けられる運用体制をご提案いたします。
まずはご相談ください
そんなお悩みがあれば、ぜひ一度ご相談ください。
課題の整理からお手伝いしますので、まずはお気軽にご連絡ください。
